Restructuring the Organization

“Ten Best Practices for Restructuring the Organization” 
by Ronald J. Recardo and Kleigh Heather

Banyak pemimpin bisnis yang terlibat dalam aspek restrukturisasi memahami kesulitan menyusun solusi untuk mencapai kesuksesan bagi perusahaan ataupun organisasi. Berikut merupakan 10 praktik terbaik yang pemimpin organisasi dapat gunakan untuk mempercepat proses restrukturisasi dan memastikan bahwa yang telah dilakukan tersebut dapat memenuhi tujuannya:

  1. Mulai Dengan Sponsorship Executive

Menjadi sponsor eksekutif berarti berkomitmen untuk meninjau output dari tim desain dan proaktif menginformasikan stakeholder internal dan eksternal. Salah satu kunci untuk restrukturisasi sukses adalah memiliki sponsor eksekutif senior yang mengambil peran aktif dalam memastikan bahwa karyawan memahami hingga proses akhir, yaitu dimana para pemimpin organisasi harus menjelaskan bagaimana upaya restrukturisasi akan membantu mencapai hasil tersebut.

  1. Kaitkan Strategi Untuk Mendesain

Pengalaman menunjukkan bahwa dengan merancang strategi akan menghasilkan jawaban yang lebih kuat untuk isu-isu bisnis yang perlu ditangani. Tidak peduli apa tujuan organisasi, strategi sangat mempengaruhi cara terorganisir. Strategi memperhitungkan faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi organisasi. Banyak literatur tentang desain organisasi yang menekankan pada kriteria desain dalam hal pemikiran yang perlu dilakukan selama proses restrukturisasi.

  1. Gunakan Pendekatan Terstruktur

Untuk memiliki proses restrukturisasi yang handal dan transparan ditambah dengan komunikasi yang jelas diperlukan metodologi untuk menilai desain saat ini, mengidentifikasi alternatif desain, melengkapi desain pada tingkat yang lebih tinggi, dan membangun desain yang rinci dengan menggunakan 3 tahap berikut:

Tahap 1 : Define

Pertama dengan memusatkan perhatian sepenuhnya untuk memahami rencana bisnis dan implikasinya pada struktur saat ini lalu membuat 4-8 prinsip desain atau kriteria sebagai parameter umum untuk memandu desain organisasi.

Tahap 2 : Design

Pada tahap ini terdapat dua tugas yang dilakukan, yaitu melengkapi desain makro, yang melakukan benchmarking pada struktur serupa, dan menyelesaikan desain rinci yang meliputi kegiatan mendefinisikan unit kerja dan rincian dari setiap pekerjaan.

Tahap 3 : Implementation

Pelaksanaan semua manajemen proyek, manajemen perubahan, dan proses dan isu-isu teknologi yang dibahas selama peluncuran diperlukan untuk melakukan simulasi desain baru untuk memastikan bahwa fungsi yang diinginkan dapat terwujud.

  1. Menjaga Pelaksanaan Proses Bisnis Yang Simple

Hal yang penting untuk diingat adalah bahwa inti dari analisis proses bisnis harus menjawab 2 pertanyaan tentang pekerjaan apa yang harus organisasi lakukan dan bagaimana seharusnya pekerjaan tersebut dilakukan. Untuk menjawab pertanyaan ini perlu membangun persediaan dari proses bisnis yaitu proses operasional, yang secara langsung mempengaruhi pelanggan, produk atau layanan jadi, dan proses manajemen, untuk mengatur dan berkomunikas dalam organisasi. Kedua, dengan memperkirakan banyak waktu sumber daya utama untuk menganalisis proses dan karya desain. Informasi yang diperoleh akan membantu perencanaan pendekatan restrukturisasi.

  1. Mengumpulkan Data Dan Menggunakannya

Diperlukan pengumpulan data dari para pemangku kepentingan untuk memahami kebutuhan pelanggan, kekuatan, kelemahan, dan kesenjangan kinerja dan meminta saran untuk perbaikan dan alternatif cara penataan. Hal ini untuk mengidentifikasi kekuatan struktur saat ini, landasan untuk membangun ide spesifik untuk restrukturisasi struktur saat ini, dapat segera menemukan akar penyebab ketika terjadi kesenjangan kinerja, dan melihat peluang outsourcing.

  1. Pertimbangkan Berbagai Pilihan

Ketika perlu bergerak cepat, beberapa langkah proses restrukturisasi dapat dilewati, tapi tetap melakukan langkah inti untuk memastikan keputusan bisnis yang baik. Tim desain dapat meningkatkan keterlibatan pemangku kepentingan, memfasilitasi komunikasi, membuat orang terfokus, dan meningkatkan kemungkinan keberhasilan.

  1. Hati-Hati Pada Trade-Off

Para pemimpin senior harus berpikir dua atau tiga langkah terakhir pelaksanaan dan mengerti dengan jelas ke arah mana desain organisasi baru akan dibawa. Menggunakan kriteria desain dan metrik desain sangat penting bagi organisasi untuk menemukan jati dirinya sendiri seiring berjalannya waktu.

  1. Tetap Fokus Pada sumber daya manusia

Pemangku kepentingan internal dan eksternal akan membutuhkan bantuan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan yang dibawa oleh restrukturisasi. Maka para pemimpin perlu menjelaskan tentang manajemen perubahan pada awal proyek.

  1. Hindari Mengumumkan Kemenangan Sebelum Waktunya

Organisasi perlu mengatur metode koordinasi untuk merancang setiap kelompok sehingga menerima semua informasi yang dibutuhkan. Keputusan tentang metode koordinasi harus dilakukan pada setiap tingkat dalam organisasi.

  1. Lakukan Penanganan Dini Pada Sistem IT

Mengetahui kekuatan fungsional dan perangkap teknologi yang terkait dengan organisasi di bawah lingkup sangat penting untuk keputusan desain akhirnya. Maka perlu analisis berorientasi sistem yang mengatasi selama proyek restrukturisasi, yaitu:

  • Apakah ada orang dari sistem pada tim proyek restrukturisasi? (Jika tidak, mengapa tidak?)
  • Apakah sistem saat ini dipertahankan untuk mendukung organisasi baru?
  • Jika tujuannya adalah untuk mengubah cara kerja akan dilakukan, seberapa fleksibel dan dapat dikonfigurasi sistem inti tersebut?
  • Jika perubahan yang dibuat untuk sistem, apa yang akan menjadi efek akhir pada proses lainnya?
  • Haruskah berkonsultasi dengan vendor tentang pada versi baru dari perangkat lunak yang sedang digunakan?

**Source: Recardo, R. J. & K. Heather (2013). “Ten Best Practices for Restructuring the Organization”. Global Business & Organizational Excellence. January/February.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s